Se você tem dúvidas de como pode melhorar sua organização no trabalho deve começar a considerar investir em pasta suspensa. Além de poder ser utilizada no manuseio de arquivos, pastas suspensas facilitam a circulação de documentos pelo escritório ou entre diversos departamentos enquanto os mantêm protegidos.
Essas pastas são mais práticas, de baixo custo e ajudam a deixar o visual mais limpo ocupando pouco espaço. Para facilitar o uso da pasta suspensa no seu dia a dia trouxemos algumas dicas de organização para incluir na sua rotina.
1. Organize suas pastas por cores
A organização por cores é um dos métodos mais indicados para quem tem mais facilidade em produzir com estímulos visuais. Nesses casos, a pasta suspensa colorida pode ser uma excelente alternativa no ambiente de trabalho.
As cores quentes podem ser trabalhadas nas pastas mais acessadas, enquanto cores frias podem ficar com documentos utilizados com menor frequência. A organização por cor com pasta suspensa colorida também pode ser determinada por departamento, função ou níveis.
2. Facilite o acesso para pasta suspensa
Na rotina de trabalho alguns empecilhos podem dificultar o desempenho, como falta de espaço para circulação e dificuldades de acesso ao material essencial diário.
O ideal é que pastas suspensas permaneçam com fácil acesso, inclusive para pessoas com problemas de mobilidade e portadoras de deficiências. A pasta suspensa pode ser colocada em organizador para papel de escritório com divisórias, caixas de arquivo, porta correspondência, porta-pastas ou armários com gavetas.
Esses itens são importantes ainda para criar hábitos de organização e evitar deixar papéis e pastas espalhados pelas mesas.
Evite manter as pastas em locais com luminosidade direta, umidade ou calor intenso para não danificar os arquivos. Lembre-se de deixar as pastas disponíveis em espaços com tamanhos adequados.
3. Utilize pastas suspensas independentes
Ao incluir pasta suspensa na organização prefira pelas opções independentes. Quando utilizamos pastas com muitas divisórias, a tendência é unir documentos de diferentes interesses e os riscos aos comprovantes e declarações também aumentam com o excesso de circulação de informações desnecessárias.
Esses riscos são vários: perda ou furtos, vazamento de dados confidenciais ou danos aos papéis. Além da organização a pasta suspensa contribui para deixar dados impressos mais seguros.
Em casos que exigem diversos arquivos juntos, opte pela pasta suspensa reforçada que vai proporcionar mais proteção para a documentação em maior volume.
4. Utilize etiquetas
Para facilitar a localização e organização das suas pastas, utilize etiquetas que podem ajudar na identificação por ordem numérica, alfabética, além das cores, entre outros métodos de segmentação. O importante é determinar um padrão de classificação para a pasta suspensa.
5. Classificação a longo prazo
Ao classificar seus arquivos pense na manutenção do ambiente organizado e nos padrões a longo prazo. Invista na pasta suspensa reforçada para garantir a durabilidade dos materiais em locais de alta circulação.
Encontre pasta suspensa colorida e reforçada no site da Escritório Total e comece a organizar seu ambiente de trabalho de forma mais prática e sustentável. Na loja você ainda encontra outros materiais para facilitar a rotina em empresas.
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