A gestão de um projeto ou negócio deve ter por princípio boas práticas de organização. Seja o projeto ou empresa grande ou pequeno. Ações práticas de organização podem assegurar entregas no prazo e o sucesso de cada objetivo com seu negócio. Por isso, trouxemos algumas dicas para você aprender organizar de forma eficiente documentos no seu escritório.
Destine um local do escritório para arquivamento
Para facilitar o acesso e localização de documentos importantes, reserve um espaço na empresa para arquivar documentos. Escritórios pequenos e microempreendedores podem utilizar poucas gavetas para isso, o importante ter em mente que documentos precisam de um local seco, livre de umidade, limpo e exclusivo para essa organização.
Separe seus documentos por categorias
Você pode organizar seus documentos em gavetas, caixas ou armários por categorias, como, por exemplo:
- documentação pessoal, além de fotos, cópias de identidade e comprovantes de residência;
- documentos financeiros destinados ao Imposto de Risco e consultas fiscais, como notas fiscais, holerites, declarações e recibos;
- contratos de projetos e prestação de serviços;
A categorização pode seguir a demanda da sua empresa e pode ser organizada em subcategorias, como datas ou clientes. No loja online da Escritório Total você encontra diversas opções de pastas suspensas e etiquetas para facilitar sua organização de documentos.
Organize seu tempo
Estabeleça prazos e períodos para organizar a documentação do escritório, livrar-se de papéis e documentação desnecessária e manter a categorização do arquivo em ordem. Isso vai ajudar a economizar tempo para encontrar informações e descartar documentos ultrapassados.
Preservação de documentos com plastificadoras
Para preservar documentos que requerem longa durabilidade como certidões, certificados e aditivos de contratos, o ideal é contar com plastificadoras no seu escritório. As plastificadoras servem para proteger e realçar todo tipo de material impresso. Por isso, também são facilmente usadas em comunicados, crachás, cardápios ou fotos, entre outros.
Além da proteção, com esse tipo de preservação a empresa também garante economia na recuperação, impressão de cópias e novas vias de documentos e imagens importantes.
Ter uma plastificadora Menno no escritório proporciona mais comodidade, assim você não precisa depender mais de gráficas. A Menno possui uma linha de plastificadoras dos modelos mais compactos até mais robustos, de acordo com a necessidade da sua empresa. Encontre a plastificadora Menno ideal para você na loja online da Escritório Total.
Ganhe dinheiro com plastificação
Você também pode incrementar a sua organização de documentos e imagens ou trabalhos gráficos criando seu próprio negócio de plastificação. Na Escritório Total você também conta com a opção da Plastificadora Fellowes, que conta com plastificadoras com até 2 anos de garantia.
Torne seu espaço de trabalho mais produtivo
Plastificação de documentos, arquivamento em pastas suspensas e gavetas organizadoras são formas de tornar seu escritório um espaço de trabalho mais produtivo, com práticas que facilitam o dia a dia de toda equipe da empresa. Visite a loja online da Escritório Total e encontre tudo que seu negócio precisa em material em um só lugar.
